退職届・退職願の書き方と提出

 

 

1 退職の意思表示と退職の理由を分けて考える

  

 ●会社都合か一身上の都合かなどの話は、離職理由の話です。

 ●会社から「辞めてくれ」「居場所はない」などと一方的に言われたか(解雇)、自分から辞めると言ったか(辞職)、会社と自分の話し合いで決めた(合意解約)、あるいは、会社から辞めることを考えてくれないかと退職の申し込みがあってそれに自分が応じたことで離職になったか(退職勧奨による解約)

、これらは、意思表示の話です。

 

世の中の多くの会社は、退職届という紙を出すと、自己都合退職だと思っています。中には、会社が用意する退職届の用紙に「一身上の都合」と印字されているものまであります。退職届という紙は、退職するという労働者の意思表示かまたはそれを提出する前に口頭で言った「辞めます」の確認の書面社内手続き上の必要書面にすぎません。法律上は、書面でなければいけないとはどこにも規定はなく、意思表示で決まります。

 

いつ「辞めます」と言ったかが重要です。「辞めます」と言う前に退職届を出した場合は、いつ退職届を出したかが重要です。つまり、自分の最初の辞めますの意思表示はいつかが重要です。その点はこのページの後半部分を熟読ください。

 

退職届はそういうものです。意思表示または意思表示の確認書面あるいは証拠書面、手続き上の書面にすぎません。離職理由までは正しく把握できないことがほとんどです。退職届を出したら自己都合になるは、退職の意思表示の話と離職理由の話をごちゃまぜにしている話です。

 

退職の意思表示は口頭か退職届によって行った。そのことと、自分がなぜ辞めるかは別の話です。たとえば、セクハラやパワハラで働くことができなくなって辞めた場合、あるいは、賃金が未払いで辞めた場合、意思表示はしているが、辞める理由は、絶対に一身上の都合ではありません。ハローワークの離職票の右側の離職理由の区分をみてください。

 

こまごましたことの前に退職の意思表示と離職理由の話を分けて考えることが大切です。

 

2 退職届・退職願は必ず出さなければならないか

 

退職届は、手続き上の任意の書面です。契約に関する法的ルール上、労働者が、口頭で「やめます」と言えば、それだけで退職の意思表示をしたことになり、退職できます。退職を希望するレベルの場合は、「やめたい」と言えば、意思表示になります。ただし、「やめたい」場合は、会社側の承諾があってはじめて退職、つまり労働契約の解約が成立することになります(労働契約の合意解約)。

 

一般に、口頭で辞めますといっただけでは、事務手続き上、記録が残らないなどの諸事情から、大抵の場合、会社の就業規則に、”退職する場合は退職届を提出すること”などと規定されています。その場合は、就業規則にしたがうことになります。

 

しかし、退職届や退職願を出したことで退職の意思表示になるとは限りません。会社に対する初めての意思表示がそれらの書面だった場合は、退職届や退職願の提出イコール退職の意思表示ですが、そうでない場合は、口頭で”辞めます”、”やめたい”と言った時が意思表示になります。

 

以下の退職届・退職願の提出要請に注意しましょう!

 期間の定めのある労働契約の終了の場合 

期間満了による退職と会社が通知してきたうえ、退職願や退職届の提出を求めてきた場合は、形式的には自動(自然)退職〔期限が到来したことによる退職〕なので、退職届・退職願を提出する義務はない。

 

 退職勧奨の場合

退職を勧められた場合は、辞める意思がないのであれば退職に応じる義務はないので、退職届・退職願を提出する義務はない。

 

 解雇の場合

解雇通告書を交付された、あるいは、口頭で解雇通知に該当する(それに等しい)ことを言われたのに、退職届や退職願の提出を求められた場合は、そもそも退職届・退職願の提出対象外なので、退職届・退職願を提出する義務はない

※ 解雇は、会社(使用者)からの一方的な”雇用契約を解約する”意思表示であり、そもそも労働者の意思は関係しません

 

そのほか、退職届・退職願の提出時期、退職理由の記載については以下を参考にしてください。

 

3 退職届・退職願はいつまで出せばよいか

 

会社の就業規則に退職届や退職願を提出することになっているとして、労働者は退職する場合にいつまでに退職届や退職願を提出しなければならないのでしょうか。

 

民法では、14日前までに退職の意思表示をすればいいことになっています。では、次の場合はどうしたらいいでしょうか?

● 会社の就業規則に、1か月前までに退職願または退職届を出すように書いてある。

● 上司から1か月前までに退職願または退職届を出すように言われた。

● 1か月前までに退職願または退職届を出さない場合、退職を認めない。

● 1か月前までに退職願または退職届を出さない場合、辞めさせない。

● 2週間後の退職なのだから、今日から16日前の日付けで退職願または退職届を出すように言われた。

● 8月15日で退職するのに、7月16日の日付けで退職届または退職願を出すように言われた。

 

ほかにも、様々なケースがあるのですが、上記であげた例のような場合は、一切したがう必要がありません。上記の例のどれもが、会社のほうで、1か月前の退職の意思表示を意識しての措置です。

 

こうした会社が意識する、労働者からの1か月前までの退職の意思表示は、急に1人辞められると、まかせていた業務に穴があく、人材不足で急に辞められたら会社が困る、次の人間を募集して決まるまで1か月はほしいなどの思いからくるものです。

 

しかし、会社の思いや取り決めによって、法律が変わるわけではありません。たとえ、就業規則に”1か月前まで”と書いてあっても、民法の14日前までのルールが適用されます。

 

退職日の14日前までに退職届を出すことが最もスムーズですが、たとえば、退職届を出して明日辞めますといった場合、会社の対応により、退職日が14日後になってしまう可能性はあります。

 

会社があなたを辞めさせない場合は、退職届を出して14日後には、退職、つまり、労働者からの雇用契約の解約が成立しますので、会社の”辞めさせない””退職を認めていない”は、法的に一切通らなくなります。次の就職活動に移りましょう。

 

ただ、重要な要件が2つあります。

 あなたの出した退職届が、会社の人事決定権のある者に届いていること

 あなたの出した書面が、退職願ではなく、退職届であること

 ※ 退職願か退職届かは、書面のタイトルではなく、記載内容で実態的に判断します。タイトルが退職届となっていても、退職を希望する、あるいは、退職の申し込みであると受け止められる場合は、実態は退職願として扱われる可能性があります。実態が退職願の場合は、会社の承諾が必要になります。退職の意思がゆるぎないものである場合は、たとえタイトルが退職願であっても、内容は、「退職します」と記載することが重要です。スムーズに行うには、タイトルも退職届にしておくことが肝要です。

 

 

4 退職理由(やめる理由)はどのように書けばよいか

 

まず、大前提ですが、退職届や退職願に退職する理由を書かなければいけないという法律上の決まりは何もありません。したがって、退職理由の詳細を書く必要はありません

 

日本では会社を辞めるときに、長年の慣習で”一身上の都合”が当たり前になっています。しかし、このことから多くの方が、退職届、退職願には”一身上の都合により”と書かなければいけない、あるいは、書くものだと思い込んでいる場合があります。

 

これは誤った捉え方です。理由を書く義務はありませんから、「○月○日で、辞めます」だけでも何ら問題はありません。したがって、会社から”一身上の都合”あるいは”自己都合”と書けと指示されてもそれにしたがう必要はありません。

 

 

ここはよく読んでください!

yahoo知恵袋等の書き込みや情報提供サイトでは、退職届は、ふつう、「一身上の都合」と書くものです」などと書いてあるので注意してください。 もし、一身上の都合と書けば、離職票の離職理由も同様になり、失業給付は、3か月支給停止になります。退職届「一身上の都合」という記載は、自分で一身上の都合であるとしたことの証拠になってしまいます。

 

会社が、「一身上の都合と書け」「一身上の都合でなければ退職届は受け取らない」などを要求してくる意味はここにあります。会社が厚生労働省の助成金を考えている場合、受給している場合は、労働者の退職理由は、一身上の都合を要求してきます。

 

後述する個人的都合による離職でない場合は、会社都合に該当する可能性がきわめて高いので、会社都合の具体的な理由を書くようにしましょう。そうしなければ、自己都合で処理をされてしまい、失業給付の支給時期や給付日数に大きな影響がでてきます。

 

ちなみに、一度、「一身上の都合」とされた離職票の離職理由を覆すことは、かなりの高いハードルになります。通常、労働者がハローワークにいき、新の離職理由を申出て(資料などがあればそれも提出)、そのハローワーク担当者が会社の管轄ハローワーク担当者に通知し、担当者が会社に通知するという流れをとります。

 

結果、会社が、離職理由を改めなければ、離職理由は「一身上の都合」のままになる可能性があります。

会社次第なのです。しかし、離職理由が異なることの異議を申し出なければはじまりませんので、必ず、異議を申出てください。離職票の右下には、会社が付けた離職理由に ”異議があり なし”と〇をつける箇所があります。しっかり、異議ありに〇をつけて、ハローワークに臨みましょう。チャレンジしてください。

 

もう一つ、やっかいなのが、会社側の代理人として弁護士がいる場合です。多くは、経営者がわけがわからず、労働者の離職のことに対応することから逃げるために、「弁護士に任していある」「弁護士を通して」などと言ってきます。また、弁護士も、「代理任となったので、今後は小職をすべて通すように」などと通知してきます。

 

しかし、労災・社会保険と同様、雇用保険の加入や離職理由のことを言っても、弁護士は何もわかっていません。会社代理人を名乗っておきながら、処理ができないのです。しかし、あなたとしては、弁護士が会社代理人と名乗っているので、その弁護士に「離職理由を正しくしろ」と要求すべきです。

 

でも、弁護士はわからいので、もう少し時間をくれと言ってきたり、離職理由のことに触れずに、わざわざあなたの落ち度を見つけてきて指摘したりしてきます。雇用保険に関してはまったく対応できないのに、会社代理人と名乗ってくることに問題があります。名乗る以上は責任を持って対応しなければいけない立場です。会社の代理で、「すべて小職を通せ」と言ってきているわけですから。

 

そのような大きな問題はあるのですが、離職理由が違う場合で会社代理人弁護士が表れた場合は、一度は、会社代理人弁護士に通知しましょう。

 

 

次に、退職理由を書く場合ですが、退職理由によって分けてとらえておく必要があります。大きくは、自己都合会社都合の違いを認識しておいていただくことが大切だと思います。

 

自己都合は、違う仕事につくために辞める、結婚するために辞める、家族の事情で辞める、この会社の仕事が合わないので辞めるなどが典型的な理由です。つまり、純粋に個人的都合の場合です。逆に言うと、純粋な個人的都合でなければ自己都合ではないと考えていいと思います。

 

ただし、俗にいう、「一身上の都合」ではない、失業給付が支給停止にならない自己都合もありますので、退職理由はより具体的に見るようにし、「自己都合」という一言に集約しないようにしてください。ポイントは個人的な都合が理由になっているかどうかということになります。

 

通常、会社が要求してくる”一身上の都合と書け”や”自己都合と書け”は、個人的都合が理由かどうかの意味を指示しているのではないようです。あくまで、”自分で退職届や退職願を出して辞めていくのだから”という趣旨でしかないように思えます。このことが、退職の場面で労働者と会社の間に摩擦を生じさせます。

 

したがって、会社の意図していることに合わせるのではなく、退職の理由がほんとうに、自分の個人的都合による場合にのみ、一身上の都合や自己都合になるものであると受け止めておいてください。胸に手を当てて、そのような理由でない場合は、仮に離職理由を書く場合でも、”一身上の都合”あるいは”自己都合”とは絶対に書かないようにしましょう。

 

もう一つの会社都合は、自己都合以外の理由だと考えてください。ただし、次の場合は除きます。

1 休職期間が満了になっても復帰できなかったために退職になった(休職期間の期間満了による退職)

2 有期労働契約で期間満了のために退職になった(有期雇用契約の期間満了による退職)

3 定年退職で退職になった(定年に達したことによる退職)

これらは、自動退職(自然退職)と呼ばれ、一身上の都合による自己都合退職でも、会社都合退職でもないとされます。ある日付けが到来したことにより自動的に退職になるものです。したがって、退職の意思表示を必要としておらず、退職届や退職願も必要ありません。

 

※もっとも、1の場合、就業規則等の規定により、自動退職のほか、休職期間満了による解雇となっている場合があります。また、2の場合、契約期間の満了日がきても、契約更新の実態や回数や年数が長いなどの実情、業務の特性、更新するとの約束などから、契約更新の期待があったと認められる場合等は、単なる期間満了による退職ではなく、解雇問題になる可能性があります。これらには注意する必要があります。

 

 ⇒ 契約の更新拒絶(雇止め)についての詳細はこちらです

 

多くの離職理由は会社都合の可能性がある

これら以外の理由で、かつ、自己都合ではないと判断する場合は、会社都合です。たとえば、つぎのような理由の場合です。

●パワハラ、いじめ・嫌がらせにより職場にいられなくなった。

●仕事を外されて、働けなくなった。

●突然、勤務シフトを外され、働けなくなった。

●セクハラで勤務しにくくなった。

●セクハラ・パワハラで、会社の対応が不十分なうえ、職場環境が悪化した。

●理由もなく賃金が大幅に引き下げられた。

●言っても、残業代を支払ってくれない。

●更新すると言ったのに、契約更新を拒絶(雇止め)された

●続けて働けるものと思っていたのに、雇止めされた。

●退職しなければ解雇すると言われ、辞めざるを得なかった。

●退職勧奨された。

●退職しなければ賃金が○割減給になると言われた。

ここに挙げたのは例ですが、これらに該当するような、労働条件や職場環境に関係する理由、会社からの圧力で辞めざるを得なかった場合は、会社都合に該当する可能性があります。

 

ただし、雇用保険上、支給停止にならない自己都合退職に該当する可能性もあります。その場合に該当する離職理由にあたるかについて、自分で判断するのは難しいと思います。わかならい場合は、離職する理由をそのまま記載することでカバーしておくことも有効です。

たとえば、ハラスメントで勤務継続ができなくなった、退職勧奨があった、賃金が減らされたなどです。

 

会社都合に該当する場合、「○月○日で辞めます」だけ退職届に書くと自己都合扱いされそうだと思う場合は、あえて、退職理由を一言添えておくことで証拠を残すことにもなります。なんて書いてよいかわからず、理由が決めきれなかったり、複数あったりする場合は、”会社都合により”と書いておくだけでも違うと思います。

 

会社都合と書いて会社が「自己都合」でなければ受け取らない、あるいは、「辞めさせない」といった場合は、配達証明郵便で、会社都合と書いた退職届を送ってください。

 

ちなみに、「自己都合」でなければ受け取らない、あるいは、「辞めさせない」といった会社の態度ですが、非常に問題になります。退職届は労働者が書いて出すものです。しかも、退職理由を書く場合、内容を会社の指示で書いたり、書いた内容を変更したりする必要はありません。

 

会社のこうした行為は、自己都合の偽装にあたる可能性が高くなります(=偽装自己都合)。自己都合は会社側が圧力をかけてそう仕向けるものではありません。この点は注意してください。また、会社が厚生労働省の助成金の支給を狙っている場合も、自己都合の偽装をしかけてきます。

 

先に挙げました労働条件や職場環境に関係する理由、会社の圧力等で、労働者を退職させた場合は、会社都合になり、雇用保険法では解雇に準じた取り扱いがなされます。そうすると助成金の支給要件から会社が外れるのです。このことを回避するために自己都合を形式的に整えようとするのです。

 

このように、多くの会社が自己都合とは、”労働者から退職届や退職願を出すこと”と誤った考え方を持っています。ぜひ、注意してください。

 

⇒ 離職理由と失業保険については、知らないと損!増える失業手当(失業給付)

 

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